Als startende freelancer ga je vermoedelijk op zoek naar een efficiënte app of tool waarmee je makkelijk en overzichtelijk je boekhouding kan bijhouden. Dat is althans wat ik deed! Ik ging meteen op zoek naar het beste online boekhoudprogramma voor freelancers en kleine bedrijven.
Tijdens mijn zoektocht testte ik maar liefst 10 verschillende boekhoudprogramma’s uit. Even dacht ik het ideale programma gevonden te hebben… maar toen vond ik er toch eentje die nog beter bij me paste.
Ik bleef een tijdje plakken op Freshbooks en in dit artikel leg ik je uit waarom deze online boekhoudsoftware zo perfect is voor mijn noden.
Waar was ik naar op zoek
Niet onbelangrijk! Ik had enkele specifieke dingetjes waar ik naar op zoek was. Een mooie combinatie van deze specificaties is dan ook de ideale oplossing.
- Snel en makkelijk facturen opmaken
- Gedetailleerde facturen opmaken
- Klantgegevens voor verschillende klanten bijhouden
- Uitgaven en inkomsten loggen
- Overzicht van BTW
- Basis project management
- Tijdsregistratie voor mijn projecten
- Proposals of voorstellen opmaken
- Een nette mobiele app
Zo! Dat is toch zeker niet te veel gevraagd?
Er zijn uiteraard verschillende apps die deze functies hebben, maar spijtig genoeg betaal je dan ook meer voor ieder item.
Ik wilde alles in 1 pakket voor een zoet prijsje.
FreshBooks zelf 30 dagen testen?
Wat is FreshBooks?
FreshBooks is een online boekhoudprogramma voor freelancers en kleine zelfstandigen. Het platform werkt uitgewerkt door een freelancer die zelf niet de ideale software kon vinden voor zijn eigen boekhouding.
Dit boekhoudprogramma is dus speciaal gemaakt voor en door freelancers.
Het hoofdkwartier van Freshbooks bevindt zich in Canada, maar dat blijkt helemaal geen probleem te zijn! Het werkt namelijk perfect voor Belgen en Nederlanders (en mensen met andere nationaliteiten)!
De FreshBooks proefperiode
Ik startte de FreshBooks 30 dagen proefperiode, net zoals ik de gratis proefperiode van een dozijn andere apps uit probeerde.
Je kunt het online boekhoudprogramma gratis uittesten gedurende 30 dagen, zonder dat je je bankgegevens moet invoeren.
Opstarten met FreshBooks
Nadat je je proefaccount hebt aangemaakt, mag je meteen wat gegevens ingeven over jezelf en je bedrijf. Zo kan je je BTW nummer en telefoonnummer ingeven.
Daarna vraagt het programma in welke sector je actief bent. Zo kan het programma je meteen enkele services laten zien die je waarschijnlijk uitoefent. Dat is erg handig voor het verdere verloop van je aanmelding.
Ik kies hier bijvoorbeeld: copywriting, webdesign, SEO, …
En die services kun je later dan heel makkelijk factureren.
Er worden ook vragen gesteld over de grootte van je team en welke dingen je juist wil doen met de software.
Nadat je deze basisvragen hebt beantwoord, kom je meteen in het dashboard terecht.
Het FreshBooks dashboard
Wanneer je je account net opgestart hebt, is je dashboard nog behoorlijk leeg. Maar na een tijdje kun je er natuurlijk een heleboel nuttige dingen zien.
Het dashboard geeft je een overzicht van alles!
- Openstaande facturen
- Totale winst
- Waar je geld vandaag komt
- Hoeveel geld je uitgegeven hebt
- En! Je gewerkte tijd die nog niet gefactureerd is (mijn favoriet)
Klantenbestand
Je klantenbestand bevat gegevens over je klanten (echt waar?) Ja dus.
Hier kun je dan ook zelf de gegevens van die klanten invoeren. Wanneer je eenmaal begint met factureren, vind je alle informatie over jouw relatie met die klant in dit deel van de software.
Je kunt per klant zien:
- Welk bedrag er nog open staat
- Welke facturen dat juist zijn
- Voorstellen die je gedaan hebt (offertes)
- Je projecten voor die klant
- Tijdsregistraties
- Nog niet gefactureerde tijdsregistraties
Facturen
Met FreshBooks verzend je een factuur binnen 1 minuut. Zo simpel is het!
Natuurlijk kun je een heleboel instellingen aanpassen naargelang je wensen.
Je kiest bij de start tussen enkele basis sjablonen en die kun je dan nog wat pimpen, maar dat vond ik zelf helemaal niet nodig.
Ik koos voor het simpele en strakke sjabloon en ben daar helemaal tevreden over.
Deze instellingen pas je makkelijk aan:
- Logo
- Kleurenschema
- Taal en valuta
- Terugkerend factuur
Je kunt met dit boekhoudprogramma voor freelancers ook online betalingen accepteren, via Stripe bijvoorbeeld. Deze feature gebruik ik zelf niet.
Inkomsten zonder factuur
Krijg je bijvoorbeeld een affiliate inkomen binnen, dan kun je dat gewoon makkelijk ingeven zonder dat je daar een klant of factuur aan hoeft te koppelen. Maar je kunt er net zo vlot wel een klant aan koppelen. Dat is natuurlijk interessant wanneer je wil zien welke klant je het meeste geld opbrengt.
Uitgaven invoeren
Je uitgaven ingeven is ook behoorlijk makkelijk en snel.
Uitgaven kunnen los staan van klanten. Of je prikt een uitgave vast aan een klant zodat je die uitgave later makkelijk kan toevoegen aan een factuur.
Maak een foto van je factuur en pin het vast aan de uitgave.
Offertes opstellen
Offertes opstellen gaat even vlekkeloos als het opstellen van een factuur.
Je maakt een klant aan of geeft diens gegevens in.
Daarna vul je de lijnen in met de diensten die je gaat aanrekenen.
In offertes en facturen kan je ook een korting geven, als je dat wil.
De offertes en schattingen zien er super professioneel uit!
Projecten en project management
Het project management systeem van FreshBooks is niet te uitgebreid.
Je maakt gewoon nieuwe projecten aan, koppelt die eventueel aan een klant. Binnen de projecten kun je dan de tijd gaan registreren voor verschillende taken.
Lees onderaan dit artikel waarom ik deze feature zo geweldig vind!
Tijdsregistratie
Zelf was ik erg blij met de simpele manier om aan tijdsregistratie te doen.
Het is niet zo uitgebreid als bij sommige andere boekhoudprogramma’s, die eerder ontworpen zijn voor payrolling.
Nee. De tijdsregistratie van FreshBooks is echt voorzien op freelancers. Het is makkelijk en rechtlijnig.
Mijn team
Ik gebruik FreshBooks enkel voor mezelf, want ik was dan ook op zoek naar een boekhoudprogramma voor freelancers… als in: ik alleen.
Maar je kunt het programma ook gebruiken als team.
Dan nodig je teamgenoten uit en kun je hen ook toevoegen aan projecten, aan klanten, ….
Later kun je hun gewerkte tijden dan ook factureren aan klanten.
Meer instellingen
De instellingen is wel een item dat je eventjes moet bekijken, want daar stel je uiteraard al je specificaties in.
Je beheert er de gegevens van je onderneming, je BTW en je kunt er eventueel je bankrekening koppelen.
Bij items en services kun je standaard uurtarieven instellen voor verschillende producten of services die je aanbiedt. Hier kun je dan ook meteen kiezen of die tarieven onderhevig zijn aan BTW (en tegen welk percentage)
Nadat je die tarieven hebt ingesteld, wordt factureren zo mogelijk nog makkelijker!
Integraties
FreshBooks heeft aan alles gedacht. Je kun het boekhoudprogramma namelijk koppelen met tientallen verschillende apps, zoals Slack, Google Docs, …
Wat ik zo leuk vind aan Freshbooks
Wel… wat ik zo leuk vind aan FreshBooks, zijn alle dingen die je hierboven al kunt lezen.
Maar Freshbooks doet voor weinig geld een heel interessant dingetje dat de andere boekhoudprogramma’s alleen maar doen in de dure pakketten.
Hier komt ie…
Mijn favoriete feature in FreshBooks
In FreshBooks kun je met slechts enkele klikken een super gedetailleerd factuur opstellen voor alle gewerkte uren die je nog niet gefactureerd hebt.
Dit is dan ook een super interessante feature voor freelancers die met een uurtarief werken.
Vanuit eender welke pagina in FreshBooks kun je op de groene knop ‘Create new’ klikken. Daar kies je dan ‘Invoice’.
Je selecteert de desbetreffende klant. Alle gegevens worden automatisch ingevuld.
Daarna klik je op ‘Add a line’.
Je krijgt meteen als eerste mogelijkheid:
**uren en **minuten ongefactureerde tijd
Daar kun je dan meteen alle projecten in 1 keer selecteren. Je kiest ook of je ze graag heel gedetailleerd wil tonen op het factuur, of dat je liever een gegroepeerd overzicht wil tonen.
Even bevestigen dat je al deze items wil toevoegen… en je factuur is klaar om te verzenden!
Zonder twijfel mijn favoriete tool binnen FreshBooks!
FreshBooks prijzen
Hier zaten we waarschijnlijk op te wachten!
Deze prijzen zijn het bedrag per maand, maar als je ineens een abonnement voor een jaar neemt, krijg je 10% korting!
De prijzen voor FreshBooks:
Het Lite Plan kost 15$ per maand en je kunt er 5 actieve klanten mee factureren.
Het Plus Plan kost 25$ per maand. Hiermee kun je 50 actieve klanten in je portfolio hebben.
Het Premium Plan kost 50$ per maand en is geldig voor 500 klanten.
Daarom is FreshBooks het beste boekhoudprogramma voor freelancers!
Met alle features die je voor een klein prijsje krijgt met FreshBooks, komt dit boekhoudprogramma voor freelancers dus op de eerste plaats in mijn lijst met favorieten.
Ik moet toegeven dan Quickbooks een hele tijd op nummer 1 stond. Dat is dan ook super populaire software om zelf je boekhouding te doen.
Maar de makkelijke tijdsregistratie was toch de doorslaggevende factor.
Het is ongelooflijk hoe snel ik aparte taken in enkele klikken op een uitgebreide factuur kan doen verschijnen.
Ben jij een freelancer met uurtarief? Wat is jouw favoriete boekhoudsoftware?
Protected by Patchstack