De meeste organisaties en bedrijven stappen momenteel over op het organiseren van online meetings en video conferenties. Sommigen zijn hier al bedreven in, terwijl er voor anderen een hele nieuwe wereld open gaat.
In dit artikel geven we je enkele kant-en-klare tips die je meteen kunt implementeren om online meetings aangenamer en effectiever te maken.
Online meetings hebben een heleboel voordelen ten opzichte van real life meetings. Denk maar aan de transportkosten, files, huur van meeting rooms, tijdsverlies om ter plaatse te geraken, …
Laten we allemaal overstappen op video meetings. Met deze intuïtieve tools voor videobellen en deze interessante tips moet het zeker lukken.
Goede internetconnectie
De meest voorkomende vragen tijdens een video meeting zijn:
‘Kun je mij horen?’ en ’Kunnen jullie mij zien?’
Andere veel voorkomende opmerkingen zijn:
‘Mijn internet is traag’ en ‘Je komt schokkerig over’
Allemaal vragen en opmerkingen met betrekking op de kwaliteit van je internet. Die internetverbinding is dan ook een essentiële benodigdheid om degelijk en effectief online meetings uit te voeren.
Een goede tool voor online meetings
Die goede tools zijn ook erg belangrijk, want je wil er exact mee kunnen doen wat jouw meetings vereisen.
Denk even na over de benodigdheden die belangrijk zijn voor online meetings voor jouw team en kies dan één van deze interessante tools voor videobellen.
Er bestaan tientallen tools, maar je hebt er gelukkig maar 1 nodig. Vragen die je vooraf kunt beantwoorden over je behoeftes:
Hoeveel deelnemers moeten er gelijktijdig kunnen deelnemen?
Hoeveel meeting rooms hebben we nodig?
Wordt onze tool voor meetings ook meteen onze chat app?
Als aanrader voor onze lezers: GoTo Meeting is een goede allround optie.
Andere basistools
Zorg er voor dat de deelnemers aan de video meeting een degelijke webcam hebben en dat ze ook verstaanbaar zijn wanneer ze praten.
Het is ook interessant dat iedereen zich in een goed verlichte ruimte bevindt, zodat iedereen elkaar goed kan zien.
- Goed verlichte ruimte
- Degelijke webcam
- Voorziening voor geluid
- Microfoon
- Nette kleding
- Minimaliseer achtergrondgeluiden
Zorg dat je een agenda hebt
Zorg dat je een overzicht hebt van de dingen die je zeker wil bespreken tijdens de meeting. Zonder vooraf bepaalde agenda hebben online meetings nogal snel de neiging om over vanalles en niets te gaan.
Er moet ruimte zijn voor conversatie, maar zorg ook dat je de agenda punten netjes kan afwerken.
Je kunt de agenda best vooral doormailen naar iedereen. Zo kunnen je teamgenoten zich ook voorbereiden op de onderwerpen.
Leer je software en computer kennen
De eerste pogingen voor online meetings verlopen vaak wat chaotisch. Dat is heel normaal. Je moet namelijk je notities ook bij de hand hebben en een plekje om nieuwe notities bij te houden.
Doe je dit binnen de meeting software, werk je met een Word document of noteer je alles met pen en papier?
Oefen meteen met je meeting software en ontdek de mogelijkheden.
Sommige software heeft de mogelijkheid om meeting notities te nemen, een scherm te delen, een whiteboard te delen, …
Stem het geheel af op jouw behoeften en ontdek tijdens de eerste pogingen zo veel mogelijk van de opties.
Spreek niet gelijktijdig
Deze tip is misschien wel de belangrijkste en meteen ook de moeilijkste.
Video meetings en video chat leveren heel vaak problemen wanneer deelnemers gelijktijdig praten.
Het lijkt dan ook moeilijker om niet gelijktijdig te praten, want tijdens een online meeting heb je minder zicht op wat anderen ondertussen doen.
Bovendien zit er regelmatig een kleine vertraging op de connectie, wat dit probleem nog vergroot.
De mogelijke oplossingen voor dit issue zijn:
De host bepaalt wie er praat. Met dit systeem kun je bijvoorbeeld binnen je software het chat systeem gebruiken om aan te geven dat je een opmerking hebt. Degene die de meeting leidt draagt dan het woord over aan de persoon die iets te melden heeft.
Iedereen zet de microfoon af. Dit systeem werkt volgens hetzelfde principe. Alle microfoons staan af, behalve die van de host. Ook hier kan de host iemand aan het woord laten. En ook hier is de chatfunctie interessant.
Spreek duidelijk en laat elkaar uitspreken
Misschien heb je een superdeluxe microfoon en een microfiber internetconnectie, maar dat verzekert je er niet van dat anderen je luid en duidelijk verstaan. Tijdens een video call kun je best extra je best doen om duidelijk en rustig te praten. Zo vergroot je de kans dat onderen je goed verstaan.
Wanneer iemand anders aan het woord is, wacht je best even om jouw reactie te geven. Door elkaar praten is nog enerverender tijdens een video call dan gewoonlijk!
Een goede host of gespreksleider selecteren
De host van de meeting is degene die de vergadering leidt. Deze persoon, met leidinggevende functie, overloopt de agenda voor de meeting en geeft alle teamgenoten een mogelijkheid om zich te mengen in het gesprek.
Is jouw bedrijf nieuw in het organiseren van online meetings? Dan kun je voor iedere meeting een nieuwe host selecteren. Je weet maar nooit wie zich ontpopt tot een ware online meeting expert!
Rek voldoende tijd uit
Een online meeting begint altijd wat stroef. De ene krijgt zijn camera niet in actie terwijl de andere worstelt met zijn internet.
Reken gerust enkele minuten voor iedereen klaar is om effectief te vergaderen. Je mag er bovendien van uit gaan dat een online meeting, zeker in het begint, iets langer duurt dan een IRL meeting.
Tijdens de opstartfase reken je dus best een kwartiertje extra voor die online meetings.
Je scherm delen
Tijdens een online meeting kan het nodig zijn dat je je scherm deelt. Zo kun je laten zien waar jij momenteel aan werkt of tegen welke problemen je stuit.
Voordat je je scherm deelt kun je best even een minuutje de tijd nemen om je desktop wat op te ruimen. Hou er rekening mee dat alle deelnemers van de video meeting plots mee kunnen kijken in jouw computer.
Is jouw computer ordelijk en opgeruimd? Goed!
Heb je nog twijfelachtige websites open staan of staat er een email open met een reactie van een ander bedrijf waar je gesolliciteerd hebt? Niet zo goed!
Zorg dat je jouw scherm pas deelt wanneer er alleen maar dingen te zien zijn die gezien mogen worden door je collega’s, je baas, …
En uiteraard: zorg dat het programma of tabblad dat je wil delen klaar staat!
Succesvol online vergaderen
Met deze tips zou je alvast je eerste online meetings in goede banen moeten kunnen leiden! Voor vele bedrijven zijn virtuele meetings momenteel nog erg nieuw en misschien zelfs ongemakkelijk. Naar de toekomst toe hebben bedrijven en teams er zeker baat bij om alvast wat ervaring op te doen in online vergaderingen!
Hopelijk kunnen deze online meeting tips je alvast een goed eind op weg helpen tijdens je volgende vergadering!
Protected by Patchstack